Digitale Events – aktuell führt kein Weg an ihnen vorbei, wenn man nicht gänzlich auf Veranstaltungen verzichten möchte. Sie eignen sich insbesondere für Veranstaltungen mit großen Teilnehmerzahlen, da beispielsweise die kostspielige Anreise wegfällt und sie einem breiteren Publikum zugänglich sind. Auch wenn Venue- und Cateringbuchungen entfallen, ist ihre Organisation nicht weniger aufwendig und ebenso sorgfältig zu gestalten. Auf den ersten Blick erscheint die Planung und Durchführung stark abzuweichen von offline Events, doch auch bei digitalen Veranstaltungen kommt es auf einige grundlegende Aspekte an, die bereits aus dem herkömmlichen Eventmanagement bekannt sind.

Dennoch gilt: Offline Events nicht eins zu eins in den digitalen Raum übertragen!

Wir haben im Folgenden 6 Tipps gesammelt, damit dein digitales Event zum vollen Erfolg wird!

  1. Dealbreaker Technik: Fällt sie aus, bedeutet dies das Ende des Events. Von daher gilt hier die Devise: testen, testen, testen! Auf eine stabile Internetverbindung sollte unbedingt geachtet werden, genauso wie auf den Umgang mit den jeweiligen Tools. Wer zum ersten Mal ein gewisses Videokonferenzprogramm verwendet, sollte sich für einen professionellen Eindruck vorher einarbeiten. Hier sind 8 hilfreiche Tipps und Programme.
  1. Timing is everything: Wie bei offline Events sollte im Vorhinein ein Zeitplan erarbeitet und durchgespielt werden, um die Dauer der Veranstaltung realistisch angeben wie auch einhalten zu können. Zum Thema Timing gehört auch die Beachtung der Zeitzonen der Teilnehmer, wenn es sich um ein internationales Event handelt!
  1. Programmplanung: Für die Teilnehmer ist das Programm auch bei digitalen Events besonders wichtig, um physisch wie psychisch dabeizubleiben. Wer nicht weiß, wie lange es mit einem Thema weitergeht, wann die nächste Pause ist, oder wer als nächstes spricht, schaltet schneller ab. Hier ist wie bei der klassischen Eventplanung auf qualitativ hochwertigen Inhalt und kompetente Referenten zu achten. Der Zielgruppe sollte bereits vor der Veranstaltung deutlich werden, worin der persönliche Benefit ihrer Teilnahme liegt!
  1. Zielgruppe im Blick haben: Das Format und die verwendeten Tools sollten unbedingt an die Teilnehmer angepasst sein. Handelt es sich um IT-Spezialisten oder digitale Neulinge? Hierbei gilt es vorher zu recherchieren und zu beachten, ob diese sich untereinander bereits kennen, aus der gleichen Region oder Nation kommen und ob sie sich beispielsweise hinsichtlich demografischer Aspekte ähneln oder unterscheiden.
  1. Keep it fresh: Online Veranstaltungen, seien es Webinare oder Vorträge, sind deutlich anstrengender als ihre offline Gegenstücke. Um Ermüdungserscheinungen der Teilnehmer (und eine dadurch ansteigende Drop-out-Rate) vorzubeugen, helfen zwei Maßnahmen: Pausen und Interaktion. Kurze Yoga- oder Stretching-Einheiten bringen den Kreislauf in Schwung, während beispielsweise Mini-Games (Stichwort: Gamification) dabei helfen, Informationen spielerisch zu vermitteln. Diese Vorschläge eignen sich jedoch nur bedingt für Großveranstaltungen. Dennoch ist es auch hier wichtig, „Frontalunterrichtsatmosphäre“ durch häufige Pausen mit Interaktions- und Austauschmöglichkeiten für die Teilnehmer zu vermeiden.
  1. Auch auf den Hintergrund achten: Digitale Events aus dem eigenen Wohnzimmer zu broadcasten, mag einen hemdsärmeligen Charme versprühen, doch so richtig professionell wirkt es nicht. Geeigneter ist ein ruhiger, neutraler Hintergrund, der nicht ablenkt von den Inhalten. Je nach Event bietet sich ein offenes Raumkonzept an, um flexibel zwischen Formaten wechseln zu können. Hierfür eignen sich mietbare Veranstaltungsräume und Eventlocations wie unser Heidelberg Imp.act Lab, das auch aktuell unter Einhaltung der Abstandsregelungen (Double Social Distance Guarantee) und mit extra Hygienemaßnahmen buchbar ist.

Hast du noch weitere Tipps? Lass sie uns wissen!

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